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对于档案管理的职员来说，最可怕的就是找文档了吧，如果碰到“把10年前的XX文档找出来”，这仿佛就是大海捞针，很多职员都会为此犯难，好的情况，找出来了，万事大吉。而第二种情况就是：费尽心力找出来了，却字迹模糊不清了。更差的情况就是根本没找着。对于一些公司的档案分类较细致的情况，最大的担忧就是字迹不清晰吧，这就恰恰说明了纸质档案管理的缺陷。

对着“难找”、“字迹不清晰”的担忧，PHPOA给出了一个简单的解决办法，“OA系统可以承担起档案管理的重任！”

在OA系统里，有个档案管理模块，包含：新建档案、档案管理、档案借阅、借阅审批、档案类别几项。

新建档案时可以根据档案属性细致分类，并自动生成档案编号，填写档案名称以及存放位置，选择保存期限，扫描上传档案的内容，避免了以后字迹不清晰的情况发生。

档案管理分为档案管理、档案借阅与借阅审批，在这里，我们可以全方面地查看档案的在库情况，做个宏观的知悉管理。当领导或员工要翻阅以前档案时，我们在这里可以按名称、编号、所属类目、保存期限、发布日期多方面的查找调出，省去了在档案室里翻来找去的情况发生。

档案借阅最应该被重视，档案是公司宝贵的财产，也是重要的机密文件，那么借阅的录入就需要谨慎小心，不容许出半点差错，借阅情况、审批情况、归还情况都要做到心中有数。

借阅审批，在这里，我们可以处理等待审批的文件，查看已审批、已借出的情况。

档案类别可以根据档案的属性进行类别设置，做到细致划分，查找容易的作用。

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